Работа с документами – индексные разделители

Со временем работы с документами стало только больше, и компьютерные технологии не намного ее упростили. Чтобы качественно вести документооборот предприятия и работать с огромными архивами, необходимы современные приспособления, упрощающие сортировку документов.

Одним из таких приспособлений является индексный разделитель. Он значительно упрощает поиск необходимой информации.

Что это?

Говоря простым языком, разделитель – это особые закладки для регистратора. Они используются для обозначения и сортировки документов, расположенных внутри папки.

Индексные разделители изготавливаются из различных материалов, включая бумагу и картон. Но все большим спросом пользуются разделители из пластика. У данного материала есть несколько важных преимуществ:

  • Влагостойкость: в отличие от картона и бумаги, пластик не уязвим к перепадам влажности воздуха и случайным попаданиям воды;
  • Механическая прочность: пластик обладает достаточной стойкостью на разрыв, чего нельзя сказать о бумаге и картоне;
  • Долговечность: пластиковые изделия рассчитаны на длительное применение и способны служить десятки лет;
  • Цветовая палитра: пластик выпускается в разных цветовых решениях, что позволяет приобрести разделители любых цветов.

Обычно пластиковые разделители выпускаются в ярких, кислотных, цветах – желтом, зеленом, красном, синем, розовом. Разделитель по понятным причинам просто обязан быть заметным. Если разделитель не цветной, он имеет заметную форму.

Использование разделителей разных цветов позволяет ориентироваться в документах без предварительного изучения регистраторов и обеспечивать их точную систематизацию.

Пластиковые разделители хороши тем, что на них можно оставлять надписи, а затем при необходимости вносить корректировки.

Пластиковые изделия по понятным причинам обходятся дороже, но в дальнейшем окупаются длительной эксплуатацией и неприхотливостью. Для большей выгоды их закупают оптовыми партиями.

Как использовать

Индексные разделители просты и понятны в применении даже тем, кто ни разу не имел с ними дела. Можно с их помощью систематизировать документы по алфавиту, дате и другим важным параметрам.

Разделители просто устанавливаются в нужные места регистратора. Благодаря клеевому слову на изделии, это не составляет труда.

Где используются

Индексные разделители используются везде, где есть каталоги, картотеки, много документов. Они помогают привести в порядок документы в компании со множеством подразделений и отделов.

Сложно представить, что творилось бы в поликлиниках, МФЦ и других бюджетных организациях без использования разделителей. Современный уровень обслуживания, отсутствие очередей и порядок в документах – во многом заслуга разделителей.

Наиболее востребованы разделители в организациях, где документы находятся в постоянном движении и учитываются ежедневно. Если поиск и хранение систематизированы, на работу с документами остается гораздо меньше времени.

Используются индексные разделители и в архивах, пусть в меньшем количестве. Лишними в данном случае индексные разделители не будут, но острой необходимости в них обычно нет. Потому что в архиве, где большая часть документов долго лежит без дела, поддерживать порядок гораздо проще.

Обязательно к прочтению!!!

Материалы на сайте размещаются в соответствии с условиями, представленными на странице "Условия".

Публикация, размещенная на данной странице, является исключительно выражением личного мнения её автора! Автор указан рядом с заголовком публикации.

Этот материал никак не связан с сотрудниками сайта или его владельцем и не обсуждался с ними перед публикацией!

В случае, если данная публикация нарушает Ваши права, просьба перейти на страницу "Контакты" и следовать предложенной там инструкции.

Добавить комментарий