Обычно под систематизацией информации подразумевают ее распределение по определенным группам. Систематизация информации необходима при работе с документами организации – как с текущей документацией, так и с архивной.
Различают следующие виды систематизации информации:
- Номинальная;
- Предметная;
- Хронологическая;
- Экспертная.
После систематизации информации необходимо составить номенклатуру дел и проиндексировать каждое. Это необходимо для того, чтобы окончательно упорядочить имеющиеся документы.
Важность систематизации информации сложно переоценить – без нее просто невозможно создать архив документов, каталогизировать данные или составить номенклатуру дел.
Какие навыки нужны?
Для систематизации информации, в каком бы виде она ни использовалась, очень важно аналитическое мышление. Предоставленный массив информации необходимо уметь анализировать, оценивать, распределять по категориям, опираясь на логическое мышление и безукоризненное знание предметной области.
Описание навыков весьма субъективно, исходя из деятельности организации. Но в любом случае, сотрудник должен обладать хорошим логическим мышлением.
Информация может систематизироваться в бумажном или электронном виде. В последнем случае умение обращаться с компьютером – навык по умолчанию. Для систематизации документов и данных используются специальные программы – в том числе те, которые автоматизируют документооборот.
Впрочем, в большинстве случаев для учета бумажных документов используются компьютерные программы.
Атрибутика
Для того, чтобы систематизировать имеющиеся документы, необходимо вооружиться не только парой стеллажей и аналитическим мышлением, но и вспомогательной атрибутикой. Это современные приспособления для организованного хранения информации.
К таким приспособлениям относятся:
- Скорсшиватели: это папки большой вместимости, которые изготавливаются из плотного картона и пластика, оснащаются кольцами и зажимами, металлическими уголками. Они приспособлены для длительного хранения документов, эффективно защищают их от внешних негативных воздействий;
- Папки: принадлежности различной вместимости и видов – папки-уголки, конверты, альбомной и книжной ориентации, разных форматов, из пластика и картона. Подходят и для хранения, и для перемещения информации;
- Мультифоры: это вкладыши для документов, которые хранятся в папках и скоросшивателях. Мультифоры сохраняют документы от повреждений как при длительном хранении, так и при интенсивной эксплуатации;
- Регистратуры подвесные: компактная и до гениальности простая система бережного размещения документов, которая используются как в общественных учреждениях, так и в архивах коммерческих организаций;
- Разделители: это закладки, которые помогают не только идентифицировать документы, но и помечать в них нужные страницы и даже фрагменты. Незаменимая полезная мелочь, которая пригодится везде.
Для компьютерной систематизации информации необходимо соблюдение технических требований, предъявляемых к компьютерам и операционным системам. Кроме того, со стороны сотрудника важно соблюдать аккуратность и внимательность. Хотя в компьютерной программе систематизация документов производится автоматически, искусственный интеллект не совершенен.
В большинстве организаций документы имеются и в электронном, и в печатном формате. Поэтому необходимо использовать все возможности для хранения документов и прочей важной информации. Это позволяет сделать все бизнес-процессы компании эффективными.