Систематизация информации – необходимые навыки

Обычно под систематизацией информации подразумевают ее распределение по определенным группам. Систематизация информации необходима при работе с документами организации – как с текущей документацией, так и с архивной.

Различают следующие виды систематизации информации:

  • Номинальная;
  • Предметная;
  • Хронологическая;
  • Экспертная.

После систематизации информации необходимо составить номенклатуру дел и проиндексировать каждое. Это необходимо для того, чтобы окончательно упорядочить имеющиеся документы.

Важность систематизации информации сложно переоценить – без нее просто невозможно создать архив документов, каталогизировать данные или составить номенклатуру дел.

Какие навыки нужны?

Для систематизации информации, в каком бы виде она ни использовалась, очень важно аналитическое мышление. Предоставленный массив информации необходимо уметь анализировать, оценивать, распределять по категориям, опираясь на логическое мышление и безукоризненное знание предметной области.

Описание навыков весьма субъективно, исходя из деятельности организации. Но в любом случае, сотрудник должен обладать хорошим логическим мышлением.

Информация может систематизироваться в бумажном или электронном виде. В последнем случае умение обращаться с компьютером – навык по умолчанию. Для систематизации документов и данных используются специальные программы – в том числе те, которые автоматизируют документооборот.

Впрочем, в большинстве случаев для учета бумажных документов используются компьютерные программы.

Атрибутика

Для того, чтобы систематизировать имеющиеся документы, необходимо вооружиться не только парой стеллажей и аналитическим мышлением, но и вспомогательной атрибутикой. Это современные приспособления для организованного хранения информации.

К таким приспособлениям относятся:

  • Скорсшиватели: это папки большой вместимости, которые изготавливаются из плотного картона и пластика, оснащаются кольцами и зажимами, металлическими уголками. Они приспособлены для длительного хранения документов, эффективно защищают их от внешних негативных воздействий;
  • Папки: принадлежности различной вместимости и видов – папки-уголки, конверты, альбомной и книжной ориентации, разных форматов, из пластика и картона. Подходят и для хранения, и для перемещения информации;
  • Мультифоры: это вкладыши для документов, которые хранятся в папках и скоросшивателях. Мультифоры сохраняют документы от повреждений как при длительном хранении, так и при интенсивной эксплуатации;
  • Регистратуры подвесные: компактная и до гениальности простая система бережного размещения документов, которая используются как в общественных учреждениях, так и в архивах коммерческих организаций;
  • Разделители: это закладки, которые помогают не только идентифицировать документы, но и помечать в них нужные страницы и даже фрагменты. Незаменимая полезная мелочь, которая пригодится везде.

Для компьютерной систематизации информации необходимо соблюдение технических требований, предъявляемых к компьютерам и операционным системам. Кроме того, со стороны сотрудника важно соблюдать аккуратность и внимательность. Хотя в компьютерной программе систематизация документов производится автоматически, искусственный интеллект не совершенен.

В большинстве организаций документы имеются и в электронном, и в печатном формате. Поэтому необходимо использовать все возможности для хранения документов и прочей важной информации. Это позволяет сделать все бизнес-процессы компании эффективными.

Обязательно к прочтению!!!

Материалы на сайте размещаются в соответствии с условиями, представленными на странице "Условия".

Публикация, размещенная на данной странице, является исключительно выражением личного мнения её автора! Автор указан рядом с заголовком публикации.

Этот материал никак не связан с сотрудниками сайта или его владельцем и не обсуждался с ними перед публикацией!

В случае, если данная публикация нарушает Ваши права, просьба перейти на страницу "Контакты" и следовать предложенной там инструкции.

Добавить комментарий